Writing Letters: Formal Style

Writing Letters: Formal Style

Formal style is used in letters to someone you do not know.

Formal greeting:

Dear Sir/Madam, Dear Mr./Mrs., Miss/Ms Black

Introduction and opening remarks:

the clear reason for writing.

Main body:

each paragraph starts with a topical sentence according to a subtopic of a paragraph, the number of paragraphs depends on the number of task subtopics.

The characteristics of formal style are: frequent use of passive, formal language (complex sentences, non colloquial English, no contractions).

Conclusion and closing remarks.

Formal ending: 

Yours sincerelywhen you have used Dear Mr Black.

Yours faithfullywhen you have used Dear Sir/Madam.

Use Mswhen you do not know whether the woman is married or not.

Sample Letter

You recently stayed in a hotel in a large city. The weather was very unusual for the time of the year and the heating / cooling system in the hotel was quite inadequate.

Write a letter to the manager of the hotel. In your letter:

give details of what went wrongexplain what you had to do to overcome the problem at the timesay what action you would like the manager to takeYou should write at least 100 words.

You do NOT need to write your own address.

Begin your letter as follows:

Dear __________


Dear Sir/Madam!

I am writing in connection with my recent stay at the Four Seasons in London, England. Unfortunately, due to a malfunctioning heater in my room, I spent three miserable nights at your hotel from April 26 to 29, 2017.

When I arrived in London, there was an unexpected snowstorm. I understand it does not usually snow in April; however, when I got to my room, the heating did not work. Though after complaining, a technician was summoned, he informed me they had to install a new heating unit. When I asked to be moved to another room, I was told the hotel was completely booked. Unfortunately, each night after work I returned to discover the problem had not been rectified. Eventually, I spent three horribly uncomfortable nights, wearing my coat to bed, wearing socks around the room and ending up with a bad cold from the unheated room. I had no time to complain as I had to catch a flight home right after my conference.

I am shocked by this terrible service. This is not what anyone expects for $400 a night! To compensate me for this tremendous inconvenience, I ask that you refund my money right away and offer me a free, more comfortable stay in one of your finer suites in the future. If not, I am prepared to take my complaint to a higher authority.

I look forward to hearing from you at the earliest.

Yours faithfully,

Mr John McFee


Уважаемый господин/госпожа!

Я пишу в связи с моим недавним пребыванием в отеле «Four Seasons» в Лондоне, Англия. К сожалению, из-за несправного нагревателя в моем номере я провел три ужасные ночи с 26-го по 29-го апреля 2017 года.

Когда я приехал в Лондон, произошел неожиданный снегопад. Я понимаю, что в апреле обычно не идет снег, но когда я попал в мою комнату, там не было обогревателя. После жалобы на это, ко мне направили техника, который проинформировал меня о необходимости установки нового отопительного блока. Когда я попросил дать мне другой номер, мне сказали, что отель полностью занят. К сожалению, каждый вечер после работы я возвращался, чтобы обнаружить, что проблема не была устранена. В итоге, я провел три ужасно неудобных ночи, надевая пальто в постель, постоянно в носках, страдая от нестерпимого холода в неотапливаемой комнате. Я не успел пожаловаться, поскольку спешил на самолет после своей конференции.

Я шокирован ужасным обслуживанием. Это не то, чего можно ожидать от номера за 400 долларов в сутки. Чтобы компенсировать эти огромные неудобства, я прошу вас вернуть мне деньги. В случае отказа, я готов жаловаться выше.

Я с нетерпением жду ответа от вас, как можно быстрее.

С уважением,

Джон Макфи

Немає коментарів. Ваш буде першим!

Товмач в соцсетях:

Иностранные языки — переводы, апостиль, обучение, тесты.

© Мовна школа Towmuch — вивчаємо мови. Мовні школи Хмельницького - Towmuch.com. Вивчаємо іноземну мову.

Английский язык в Хмельницком и другие иностранные языки — тел.: ☎ 705-000, моб.:(098)522-25-47

Хочешь изучить английский язык? Товмач — лучший языковой центр в хмельницком регионе. Изучай английский с Товмачем.