Writing Letters: Formal Style
Formal style is used in letters to someone you do not know.
Formal greeting:
Dear Sir/Madam, Dear Mr./Mrs., Miss/Ms Black
Introduction and opening remarks:
the clear reason for writing.
Main body:
each paragraph starts with a topical sentence according to a subtopic of a paragraph, the number of paragraphs depends on the number of task subtopics.
The characteristics of formal style are: frequent use of passive, formal language (complex sentences, non colloquial English, no contractions).
Conclusion and closing remarks.
Formal ending:
Yours sincerely when you have used Dear Mr Black.
Yours faithfully when you have used Dear Sir/Madam.
Use Ms when you do not know whether the woman is married or not.
Sample Letter
You recently stayed in a hotel in a large city. The weather was very unusual for the time of the year and the heating / cooling system in the hotel was quite inadequate.
Write a letter to the manager of the hotel. In your letter:
You do NOT need to write your own address.
Begin your letter as follows:
Dear __________
______________________________________________________________________________
Dear Sir/Madam!
I am writing in connection with my recent stay at the Four Seasons in London, England. Unfortunately, due to a malfunctioning heater in my room, I spent three miserable nights at your hotel from April 26 to 29, 2017.
When I arrived in London, there was an unexpected snowstorm. I understand it does not usually snow in April; however, when I got to my room, the heating did not work. Though after complaining, a technician was summoned, he informed me they had to install a new heating unit. When I asked to be moved to another room, I was told the hotel was completely booked. Unfortunately, each night after work I returned to discover the problem had not been rectified. Eventually, I spent three horribly uncomfortable nights, wearing my coat to bed, wearing socks around the room and ending up with a bad cold from the unheated room. I had no time to complain as I had to catch a flight home right after my conference.
I am shocked by this terrible service. This is not what anyone expects for $400 a night! To compensate me for this tremendous inconvenience, I ask that you refund my money right away and offer me a free, more comfortable stay in one of your finer suites in the future. If not, I am prepared to take my complaint to a higher authority.
I look forward to hearing from you at the earliest.
Yours faithfully,
Mr John McFee
______________________________________________________________________________
Уважаемый господин/госпожа!
Я пишу в связи с моим недавним пребыванием в отеле "Four Seasons" в Лондоне, Англия. К сожалению, из-за несправного нагревателя в моем номере я провел три ужасные ночи с 26-го по 29-го апреля 2017 года.
Когда я приехал в Лондон, произошел неожиданный снегопад. Я понимаю, что в апреле обычно не идет снег, но когда я попал в мою комнату, там не было обогревателя. После жалобы на это, ко мне направили техника, который проинформировал меня о необходимости установки нового отопительного блока. Когда я попросил дать мне другой номер, мне сказали, что отель полностью занят. К сожалению, каждый вечер после работы я возвращался, чтобы обнаружить, что проблема не была устранена. В итоге, я провел три ужасно неудобных ночи, надевая пальто в постель, постоянно в носках, страдая от нестерпимого холода в неотапливаемой комнате. Я не успел пожаловаться, поскольку спешил на самолет после своей конференции.
Я шокирован ужасным обслуживанием. Это не то, чего можно ожидать от номера за 400 долларов в сутки. Чтобы компенсировать эти огромные неудобства, я прошу вас вернуть мне деньги. В случае отказа, я готов жаловаться выше.
Я с нетерпением жду ответа от вас, как можно быстрее.
С уважением,
Джон Макфи